DeMoSthenes
DeMoSthenes je komplexní systém pro správu dokumentace. Zajišťuje přehledné seřazení a snadné vyhledávání dokumentů, hlídá termíny, rozdává úkoly dle kompetencí zaměstnanců a udržuje jejich informovanost. Funguje i v propojení s ostatními systémy a pomáhá tak usnadnit každodenní administrativu firmy.
kontaktujte nás
Okamžitý přístup k dokumentům
DeMoSthenes disponuje propracovaným systémem oprávnění, který uživatelům automaticky zajišťuje přístup ke všem relevantním dokumentům na základě jejich pracovní pozice, domácí pobočky nebo příslušnosti k některé z pracovních skupin či projektů.
V rámci firemní struktury tak má například vedoucí vždy zajištěný přístup ke všem pracovním smlouvám svých zaměstnanců a ke všem dokumentům, které se týkají jeho pobočky.
Oprávnění se automaticky aplikují pro všechny uživatele a průběžně se aktualizují v případě jakýchkoliv změn.
Data pod kontrolou
Pro každý typ dokumentu je možné určit sadu atributů, která definuje jeho obsah. Díky tomu jsou dokumenty snadněji dohledatelné a uživatelé v nich mají větší přehled. Atributy mohou být vázané na konkrétní zaměstnance, pracovní skupiny, pobočky a další systémové parametry.
V seznamu nájemních smluv tak může například být na první pohled vidět rozloha pronajaté plochy, datum konce platnosti smlouvy, název obchodního centra či kontakt na pronajímatele; v seznamu pracovních smluv pak lze zobrazit například jméno zaměstnance, druh pracovního poměru či název pozice.
Systém může vyžadovat vyplnění nejdůležitějších parametrů při zakládání dokumentu. Díky tomu nebudou tyto údaje v dokumentu nikdy chybět.
Nastavení je možné kdykoliv průběžně změnit, ať už na základě legislativních, nebo provozních požadavků.
Informovanost zaměstnanců
DeMoSthenes umí automaticky informovat zaměstnance o nahrání klíčových dokumentů do systému (případně o nové verzi) a vyžadovat, aby si dokument přečetli. Systém zároveň eviduje seznam těchto zaměstnanců a ukládá si informace o tom, zda, a kdy se s aktuální verzí dokumentu seznámili.
Existuje také možnost nastavit (i opakovaná) připomenutí, pokud se zaměstnanec na dokument ještě nepodíval.
Dokumenty pod kontrolou
Podle typu dokumentu a jeho atributů může DeMoSthenes automaticky přiřazovat úkoly konkrétním zaměstnancům nebo pracovním skupinám. Ti tak můžou dokument archivovat, publikovat na webových stránkách, odeslat patřičným úřadům nebo například v dostatečném předstihu zajistit dodatek smlouvy sepsané na dobu neurčitou.
Revize dokumentace
DeMoSthenes se postará i o dokumenty s povinnou pravidelnou revizí. Na základě typu dokumentu automaticky nastaví revizní interval, určí pracovní skupinu, která má revize na starosti a následně zajistí, aby byly všechny relevantní dokumenty v těchto termínech pravidelně revidovány. Umí také poskytnout komplexní přehled o jejich aktuálním stavu.
Schvalování dokumentů
Pro jednotlivé typy dokumentů lze nastavit proces jejich schvalování, v rámci kterého systém zajistí, aby dokument vždy prošel schválením kompetentních zaměstnanců. Schválení jednotlivých kroků lze omezit termíny a zajistit tak jejich plynulou návaznost.
Systém poskytuje komplexní přehled o schvalovaných dokumentech; případné výpadky nebo prodlevy tak neohrožují schválení dokumentu v potřebném termínu.
Protokoly
DeMoSthenes zajistí přípravu protokolů pro doložení souladu s legislativními nařízeními a vnitropodnikovými standardy.
Protokoly mohou být zajištěny různými způsoby:
- systém prostřednictvím interních úkolů osloví předepsané zaměstnance nebo pracovní skupiny a vyzve je k doplnění dokumentace
- protokoly jsou nahrány z externích systémů prostřednictvím API
- DeMoSthenes může stáhnout protokoly z externích úložišť nebo zajistit jejich automatické generování z nasdílených dat.
DeMoSthenes poskytuje komplexní přehled o všech vyžadovaných protokolech, jejich nejnovějších verzích i jejich historii.
Možnost integrace s docházkami Chronos
DeMoSthenes lze propojit s docházkovým systémem Chronos. Díky tomu se pak automaticky aktualizuje seznam zaměstnanců, jejich pracovní zařazení i doba platnosti jejich pracovních smluv. Novým zaměstnancům i jejich vedoucím se tak automaticky zpřístupní všechny potřebné dokumenty a naopak se zamezí dalšímu přístupu těm, kteří ve firmě již nepracují.
Integrace se stávající
infrastrukturou
Prostřednictvím platformy Teamplay je možné propojit všechny námi dodávané systémy s libovolnou službou nebo aplikací třetích stran.
Propojení může být realizováno pomocí real-time API, formou webových služeb, výměny JSON, XML, CSV dokumentů či prostřednictvím sdílených adresářů.
DeMoSthenes umožňuje autentizaci uživatelů přes účty Office 365 nebo lokální doménové kontrolery.
Snadná implementace
V rámci implementace vám pomůžeme s nastavením správných atributů u jednotlivých typů dokumentů a schvalovacích procesů i revizí u řízené dokumentace a zajistíme přístup všech zaměstnanců k relevantním dokumentům.
Zařídíme i transformaci dokumentů z vašich současných úložišť a automatické propojení s externími systémy.
Sunware s.r.o.
Ke studánce 10155 00 Praha 5
Česká republika
EORI: CZ26741989
Datová schránka: 5g65fd5
info@sunware.cz
+420 224 231 294